AIへの指示が毎回ぶれるとき、先に決めたい4つのこと

AIに問い合わせの整理や返信案、文書の要約を頼みたい。でも、何をどこまで伝えればよいか迷うことがあります。そんなときは、指示文を長くする前に、仕事の範囲と確認方法を整理してみましょう。ここでは、ひとつの業務に使う指示を考えるときの4項目を紹介します。特定の書き方で出力が必ず改善するという意味ではありません。実際の業務に合わせて試し、必要な部分を見直してください。

1. 任せる仕事を1つ決める

まず「問い合わせ対応」全体ではなく、「問い合わせを分類する」「返信案を作る」「長い文書を要約する」のように、対象をひとつ選びます。返信案を作ることと、顧客へ実際に送ることは別の作業です。送信前に誰が内容を確認するかも決めておきましょう。最初から複数の仕事を一度に頼むと、どの部分を評価すればよいか分かりにくくなるためです。

2. 渡す情報と条件を決める

AIに渡す文章、業務上の前提、対象に含めること、含めないことを整理します。分からない項目がある場合に「推測せず、確認が必要と示す」など、不足情報の扱いも指定できます。実際の問い合わせ文を使う前に、顧客情報や社内の秘密を個人情報や機密情報を含まないサンプルに置き換えてください。

3. 出力の形を決める

後から人が読み、判断しやすい形式を指定します。分類なら候補となる分類名、返信案なら長さや口調、要約なら必要な見出しを示します。たとえば「要点を3項目で箇条書きにする」「判断できない場合は、その理由を最後に記す」といった形です。具体的な項目は業務に合わせて決めます。

4. 確認の基準を決める

出力を使う前に何を確かめるか決めます。必要な項目がそろっているか、元の情報と食い違っていないか、判断できない内容を断定していないか、といった点が候補です。まずは同じ入力を使って結果を見比べ、気になる点があれば一度にひとつの条件を変えて試します。確認や修正は人が行う前提にしておくと、任せる範囲も整理できます。

問い合わせの例で短く試す

例として、あるお店に「注文した品の到着予定を知りたい」という問い合わせが届いた場面を考えます。実際の顧客情報は含めません。

あなたは問い合わせの返信案を作成します。以下の文面から用件を一つ選び、返信案を2文以内で作ってください。到着予定日は文面に記載がなければ推測せず、「確認が必要」と書いてください。案を出した後、送信前に担当者が内容を確認します。

【問い合わせ】注文した品がいつ届くか知りたいです。

ここでは、仕事（返信案の作成）、入力と不足情報の扱い、出力の長さ、担当者による確認を分けて書きました。これは説明用の例であり、特定の出力結果や効果を保証するものではありません。

まずは仕事をひとつ選ぶ

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