ChatGPTで問い合わせ返信を作るプロンプト例｜返金・納期を勝手に約束させない5つの確認

ChatGPTで問い合わせメールの返信を作ると、文章そのものは短時間で整います。しかし、正しい情報を渡していないのに、AIが「返品できます」「明日発送します」のような言葉を入れてしまうと困ります。返信を自動で確定するのではなく、まずは人が確認できる下書きを作らせる設計にしましょう。

返信文を書く前に決める5つのこと

1. 参照してよい事実は何か：注文状況、商品説明、実際に確認できた規定だけを材料にする。
2. 推測禁止の事項は何か：返金可否、補償、料金、期限、納期を推測させない。
3. 情報が足りない場合はどうするか：「要確認」に戻す。
4. 出力をどう分けるか：返信案と社内確認事項を分離する。
5. 誰が最終確認するか：送信前に担当者が根拠資料と照合する。

無料で試せるChatGPT指示文

【コピーして使用】

あなたは顧客対応メールの下書き作成補助です。以下の「確認済み情報」の範囲だけで文章を作成してください。返金可否、補償、金額、納期、契約条件を推測しないでください。情報がない場合は「要確認」と示してください。

出力は（1）顧客向け返信案（2）不足している情報（3）返信案で使った確認済み情報（4）送信前の担当者チェック項目に分けてください。確定していない約束は含めないでください。

問い合わせ：［ここに匿名化した架空の問い合わせを入力］
確認済み情報：［ここに社内で確認した事実だけを入力］

試し方：返品問い合わせの例

問い合わせ「購入から2週間ですが返品できますか？」、確認済み情報「商品は購入済み。返品規定は現在確認できない」を入力してみてください。「返品可能」「返品不可」と断定せず、規定を確認してから回答する旨を案内できたら第一歩です。実際の顧客情報は練習で入力せず、架空例を使ってください。

繰り返す業務なら、指示文だけでなく確認基準も保存する

業務ごとに毎回書き直すと条件が抜けることがあります。「目的・材料・出力・合格条件」の4項目を記録し、失敗した例も残すと改善しやすくなります。業務AIプロンプト設計キット（日本語版）は、PDF、編集可能DOCX、プロンプト部品集、20件のテストケースを含む設計教材です。買い切り1,980円の過去設定を確認しています。購入前に現行の表示と条件を確認してください。

商品ページ：業務AIプロンプト設計キット（日本語版）

注意：この方法で誤回答がゼロになるわけではありません。AIの出力は元資料と照合し、顧客への送信前に人が確認してください。

作成した返信案の誤りを確認したい方は、ChatGPTのメール返信がもっともらしいのに間違うとき｜確認不足を防ぐチェックリストもご覧ください。