ChatGPTのメール返信がもっともらしいのに間違うとき｜確認不足を防ぐチェックリスト

AIが作る文章は自然でも、その内容が正しいとは限りません。特に顧客へのメールでは、社内で確認していない条件を断定したり、存在しない制度を案内したりするリスクがあります。問題は「AIが丁寧な文を書けるか」だけではなく、判断に必要な情報を与えたかどうかです。

よくある3つの失敗例

1. 返金規定を渡していないのに「返金できます」と書く。→規定不明なら確認事項へ戻す。
2. 配送状況を確認していないのに「明日届きます」と書く。→配送予定は確認済み情報だけに限定。
3. 商品の交換条件が分からないのに「無料交換します」と書く。→補償の約束をせず担当者確認へ回す。

※いずれも説明用の架空例であり、実際に発生した事故の報告ではありません。

送信前に見るチェックリスト

• □ 件名と宛先に誤りがない
• □ 商品名・数量・注文状況が確認資料と一致
• □ 金額・期限・返品や補償条件を推測していない
• □ 分からない事項が「要確認」に分かれている
• □ AIが追加した事実や根拠不明の表現がない
• □ 人が確認してから送信する

無料プロンプト：事実確認モード

次の問い合わせ返信案について、私が渡した「確認済み情報」に含まれていない断定を抜き出してください。問題のある表現／なぜ未確認か／安全な書き換え案／担当者が確認すべき根拠の4列で整理してください。確認資料にない内容は推測せず『要確認』としてください。

確認済み情報：［社内で確認した事実］
返信案：［検証用の架空文面］

返信案を作る段階から条件を整理したい方は、ChatGPTで問い合わせ返信を作るプロンプト例｜返金・納期を勝手に約束させない5つの確認もご覧ください。

運用として定着させるなら

確認のたびに同じことを考えるより、仕事ごとに「AIへ任せる部分」「人が承認する部分」「合格条件」を文書化する方が運用しやすくなります。既存の業務AIプロンプト設計キット日本語版は、その整理と検証のための教材です。ツールや自動返信システムそのものを提供する商品ではありません。

商品ページ：業務AIプロンプト設計キット（日本語版）